Digitalisierung als Treiber des Wandels
Die Stiftung Pro Pallium befindet sich mitten in der digitalen Transformation. Diese Entwicklung ist nicht nur eine technische Anpassung, sondern eine strategische Entscheidung, um den Anforderungen an eine zeitgemässe und effiziente Organisation gerecht zu werden. Digitalverantwortlicher Renato Zullo zeigt auf, mit welchen Schritten Pro Pallium Abläufe optimieren und Ressourcen effizienter nutzen will.
In einer zunehmend digitalisierten Welt ist es für uns unerlässlich, sowohl betriebswirtschaftlich als auch technologisch auf dem neuesten Stand zu sein. Nachfolgend zeigen wir auf, wie wir die Digitalisierung anstossen und welche Vorteile sie für unsere Arbeit und unsere Mission bietet.
Cloudbasierte Zusammenarbeit
Ein entscheidender Meilenstein unserer Transformation ist die Migration zu Microsoft 365. Die cloudbasierte Lösung bietet uns nicht nur orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Daten, sondern auch eine nahtlose Integration der wichtigsten Tools für Kommunikation, Projektmanagement und Datenverwaltung. Dank der reduzierten Tarife für gemeinnützige Organisationen können wir ausserdem unsere Betriebskosten senken und mehr Mittel in unsere Mission einsetzen.
Einheitliche Datenbasis für effizientere Abläufe
Ein wichtiger Schritt in unserer Digitalisierung ist die Einführung eines zentralen CRM-Systems (Customer Relationship Management), dass unsere bisherige, komplexe Excel-Verwaltung ablösen soll. Zurzeit müssten wir mit einer Vielzahl unübersichtlicher Excel-Dateien arbeiten. Ein modernes CRM wird diese Prozesse deutlich vereinfachen und uns eine zentrale, aktuelle Datenbasis bieten.
Um diesen wichtigen Schritt zu realisieren, werden wir ein Crowdfunding starten. Wir hoffen auf breite Unterstützung, damit wir dieses Vorhaben umsetzen können. Das neue CRM-System wird uns helfen, unsere Ressourcen effizienter zu nutzen und viel Zeit einzusparen. Das neue System optimiert nicht nur die Spendenverwaltung, sondern vor allem unsere gesamte administrative Arbeit. Dadurch können wir uns noch stärker auf unsere Kernaufgaben konzentrieren: Familien schwerstkranker Kindern im Alltag bestmöglich entlasten.
Datenschutz
Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG) ist ein wichtiger Bestandteil unserer digitalen Strategie. Trotz der Herausforderungen sehen wir die konsequente Umsetzung dieser Standards als unverzichtbar, um die Daten unserer Spenderinnen, Partner, Familien und Mitarbeitenden zu schützen.
Stabile und zukunftssichere Infrastruktur
Eine leistungsstarke und zuverlässige Internetanbindung ist entscheidend für den Erfolg unserer digitalen Transformation. Aktuell nutzen wir noch Kupferleitungen, die unsere Bandbreite einschränken. Um dies zu verbessern und gleichzeitig eine Redundanz zu schaffen, setzen wir künftig auf ein 5G-Modem, das nicht nur eine höhere Geschwindigkeit bietet, sondern auch als Ausfallsicherung dient. Zusätzlich erwarten wir den Glasfaseranschluss an unserer Geschäftsstelle in Olten, der Anfang 2025 verfügbar sein sollte. Diese Verbesserungen werden unsere digitale Infrastruktur nachhaltig stärken und für eine reibungslose Nutzung aller Systeme sorgen.
Nachhaltigkeit und Flexibilität
Die digitale Transformation unterstützt uns auch in der nachhaltigen Gestaltung unserer Prozesse: Durch den geringeren Papierverbrauch, die Umstellung auf eine cloudbasierte IT-Infrastruktur und die Ablösung lokaler Server verringern wir unseren ökologischen Fußabdruck. Gleichzeitig ermöglicht die cloudbasierte Lösung flexibles und dezentrales Arbeiten, was den Anforderungen unserer Mitarbeitenden und der Stiftung gerecht wird. Bei der Stiftung Pro Pallium legen wir grossen Wert auf Work-Life-Balance und flexible Arbeitsmodelle.
Nähe zu Betroffenen
Digitale Lösungen vernetzen unsere Regionalleiterinnen und freiwillige Mitarbeitenden enger mit den betroffenen Familien und der Geschäftsstelle. Diese verbesserte Kommunikation ermöglicht es, schneller und gezielter auf die Bedürfnisse der Familien zu reagieren. Die ortsunabhängige Zusammenarbeit sorgt dafür, dass Informationen fliessend weitergegeben werden und unsere Unterstützung genau dort ankommt, wo sie gebraucht wird.
Im Einklang mit unseren Werten
Wir setzen die Digitalisierung bewusst schrittweise und ressourcenschonend um. Als spendenfinanzierte Stiftung steht die Unterstützung von Familien mit schwerstkranken Kindern immer an erster Stelle. Mit viel persönlichem Einsatz stellen wir sicher, dass die Veränderungen effizient und kostengünstig umgesetzt werden.
Fazit: Ein Blick auf unsere digitale Reise
Als ich vor knapp zwei Jahren als Digitalverantwortlicher bei der Stiftung angefangen habe, standen wir noch ganz am Anfang. Heute orientieren wir uns bereits an internationalen Sicherheitsstandards. Eine Entwicklung, die ich mit Freude begleite. Die Digitalisierung bringt nicht nur mehr Effizienz und Sicherheit, sondern ermöglicht es uns, noch mehr Familien und Projekte zu unterstützen – ein Ziel, das wir mit noch größerem Einsatz verfolgen können.